Avec la révolution du numérique, de plus en plus de documents d’entreprises sont désormais dématérialisés. Cependant, il ne suffit pas de créer une version numérique des papiers pour que tout soit réglé. Vous aurez à tenir compte de la signature électronique, mais aussi de l’horodatage de vos documents. Trouvez dans cet article les raisons pour lesquelles vous devrez horodater vos documents.
Disposer d’un document authentique
Comme pour les documents classiques, l’horodatage consiste à indiquer l’heure et la date de leur élaboration. La signature et le cachet témoignent de l’authenticité et la validité de ceux-ci. Pour le cas des documents numériques, il faudra garantir qu’ils n’ont fait l’objet d’aucune modification à une heure et une date indiquées. L’intégrité d’un fichier électronique est ainsi assurée par l’horodatage. Par la même occasion, ces détails temporels renforcent la sécurité de votre signature électronique. Si vous envoyez des documents numériques, le destinataire pourra aisément vérifier leur conformité. Par ailleurs,
horodater vos fichiers avec Universign va vous fournir des preuves irréfutables en cas de différends.
Créer un document polyvalent
Les documents classiques caractérisant des évènements nécessitent toujours un horodatage. La technique repose notamment sur l’enregistrement de l’heure et de la date de la rédaction d’un texte, celui de la signature d’un papier, de la publication d’un article, etc. Sur des logiciels tels que Microsoft Word, l’horodatage est automatique. Il en est de même concernant l’appareil photo qui horodate chaque cliché. Toutefois, il faudra passer par un système d’horodatage si vous prévoyez d’envoyer de tels fichiers sur Internet. Ainsi, vous gagnez du temps lors des éventuels traitements de dossiers, de la fourniture de preuves, de la prise de décision… Après l’horodatage, vous ne pourrez plus éditer vos documents.
Faire appel à un professionnel
Le besoin d’horodater un document voué à être envoyé par voie électronique requiert des méthodes spécifiques. Soit, vous optez pour un sceau électronique, soit vous choisissez un jeton d’horodatage pour vos documents électroniques. Dans tous les cas, vous devrez vous adresser à un prestataire tiers de confiance. Ce dernier propose des techniques d’indication d’heure et de date reconnues par des logiciels comme Adobe Reader. Pour raison, leur technique d’horodatage suit des normes comme le RFC 3161 ou l’ETSI En 319 421. En effet, horodater un document doit permettre la traçabilité des échanges par voie électronique. Les enjeux sont plus de rigueur si le document possède des caractères commerciaux, à savoir : la datation de conditions de vente, la clôture des enchères, etc.